1、文件材料整理歸檔的具體操作方法：（一）收集 收集工作即是將本單位在其職能活動(dòng)中形成的
、辦理完畢的
、具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。
2
、要求：材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確（1）明確歸檔范圍 凡是反映本單位各種職能活動(dòng)
，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍
。
(資料圖片僅供參考)
3、各單位應(yīng)依據(jù)《新規(guī)定》
，結(jié)合本單位職能及其內(nèi)設(shè)職能部門工作實(shí)際
，加強(qiáng)對工作中形成文件材料的研究，詳盡編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍
。
4
、（2）歸檔時(shí)間確保按時(shí)完成一般運(yùn)用三種形式結(jié)合收集： A、隨辦隨歸
； B
、定期收集； C
、年終集中收集
。
5、（3）歸檔要求 A
、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確。
6
、制成材料要耐久規(guī)范。7、字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水
。8
、 B、收集工作應(yīng)立足本單位 ，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集
；重大活動(dòng)事件材料的收集。
9
、 C
、文電合一
。
10、 D
、底稿隨印件一起收集
。
11、若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件
，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件
，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。
12
、若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示
，應(yīng)收集與印件一并歸檔。
13
、 E
、有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔。
14
、 F
、附件隨正件收集歸檔。
15
、 G
、關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。
16
、（二）確定“件” 歸檔文件整理方法是以“件”為單位
，進(jìn)行文件級整理。
17
、確定“件”是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。18、 “件”的確定一定要把握尺度
，不可過嚴(yán)也不可太松。19、一般以每份文件為一件
。20
、具體情況作如下規(guī)定： 文件正本與定稿為一件； 2、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不歸檔，但發(fā)文稿紙必須歸檔,且與正文合為一件； 3、正文與附件為一件。21、附件一般是指正文后注明的附件
，它是正文內(nèi)容的一部份。22、 4
、原件與復(fù)制件為一件； 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 6、會(huì)議記錄一本為一件；如黨委會(huì)議記錄、行政會(huì)議記錄等 ； 7、成套的會(huì)議材料分別為件
； 8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件
； 9
、正文與文件處理單（辦文單）為一件； 10、來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）分別為件； 1報(bào)表、名冊、圖冊、成冊的編研材料、刊物等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件； 12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時(shí)間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。
23、如先進(jìn)審批表
、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等； 13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件； （三）件的裝訂 件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。24、 在裝訂前
，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。25
、文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。26
、件的修整： （1）對破損文件進(jìn)行修裱； （2）對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制； （3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對于裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中